Copy
Skjalafréttir Þjóðskjalasafns Íslands
Skoða Skjalafréttir í vafra
3. tbl. 9. júní 2015

Áætlun Þjóðskjalasafns Íslands um viðtöku rafrænna gagna

Þjóðskjalasafn Íslands hefur birt áætlun um viðtöku rafrænna gagna. Áætlunin byggir á tilkynningum á rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila sem skjalaverðir safnsins hafa unnið úr til 1. apríl 2015. Gagnakerfin sem eru talin upp í listanum hafa verið tilkynnt til Þjóðskjalasafns Íslands og ákveðið var að varðveita þau.

Í reglum um tilkynningu og samþykkt rafrænna skjalavörslukerfa (nr. 624/2010) og reglum um tilkynningu rafrænna skráa og gagnagrunna (nr. 625/2010) er kveðið á um skyldu afhendingarskyldra aðila til að tilkynna rafræn gagnakerfi til opinbers skjalasafns og um ákvörðun um afhendingu á rafrænum gögnum í formi vörsluútgáfu til viðkomandi skjalasafns.

Þjóðskjalasafn Íslands ákveður í samráði við afhendingarskyldan aðila hvenær afhending á vörsluútgáfu fer fram. Taflan sýnir lista yfir þá afhendingarskyldu aðila sem fengið hafa úrskurð frá Þjóðskjalasafni Íslands vegna skila á gögnum úr rafrænu gagnakerfi í formi vörsluútgáfu, raðað eftir afhendingarári og úrskurðarnúmeri.

Hægt er að smella á myndina til að sjá hana stærri en myndina verður hægt að nálgast á vef Þjóðskjalasafns Íslands á næstunni.
 

Aðstoð við upphaf rafrænnar skjalavörslu

Afhendingarskyldir aðilar eiga að tilkynna rafræn gagnakerfi til opinbers skjalasafns skv. reglum Þjóðskjalasafns Íslands. Tilgangurinn er að tryggja örugga vörslu rafrænna gagna til framtíðar og að um gögnin séu til samræmdar upplýsingar til að auðvelda komandi kynslóðum að nota gögn frá okkar dögum. Rafræn gögn verða varðveitt á kerfisóháðum sniðum til þess að tryggja að hægt verði að lesa gögnin um alla framtíð.
 
Með rafrænni skjalavörslu fer pappírsmagn hjá stofnunum minnkandi sem helst í hendur við þörf á minna geymsluplássi í skjalasafni sem og tímasparnaðar fyrir starfsmenn í frágangi mála. Til þess að hægt sé að hefja rafræna skjalavörslu verður að tilkynna rafræn skjalavörslukerfi sem og gagnagrunna til opinbers skjalasafns. Reglur og leiðbeiningar um tilkynningu á rafrænum gagnakerfum má nálgast á vefÞjóðskjalasafns www.skjalasafn.is. Starfsfólk Þjóðskjalasafns er ávallt tilbúið að aðstoða við gerð tilkynninga og að svara þeim spurningum sem kunna að vakna. Senda má tölvupóst á skjalavarsla@skjalasafn.is eða hringja í síma 590-3300.

Hugtakið

Skjalavörslutímabil

Skjalavörslutímabil er fyrirfram ákveðið og afmarkað tímabil sem skjalavörslu hjá afhendingarskyldum aðilum er skipt niður á. Þessi skipting í tímabil á við málasafn, málalykil, skjalavistunaráætlun og rafræn skjalavörslukerfi sem samþykkt hafa verið. Algengast er að skjalavörslutímabil sé fimm ár.

Vertu vinur okkar á Facebook
Vertu vinur okkar á Facebook
Vefur Þjóðskjalasafns
Vefur Þjóðskjalasafns
Þjóðskjalasafn Íslands © 2015 Þjóðskjalasafn Íslands, Allur réttur áskilinn.


Hætta í áskrift    Uppfæra upplýsingar um áskrift 

Email Marketing Powered by Mailchimp