Copy
Skjalafréttir frá Þjóðskjalasafni Íslands.
 

Skjalafréttir Þjóðskjalasafns

3. febrúar 2014 | 2. tbl.


Nýjar reglur um afhendingu á vörsluútgáfum tóku gildi 1. febrúar

Þann 1. febrúar síðastliðinn tóku gildi nýjar reglur Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu á vörsluútgáfum úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila nr. 100/2014. Með gildistöku þessara reglna falla úr gildi reglur nr. 626/2010 um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Reglurnar eru þýðing og staðfæring á reglum sem danska ríkisskjalasafnið setti haustið 2010 (Bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner) og ná þær til allra afhendingarskyldra aðila skv. 5. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands.

Nýju reglurnar voru birtar í B-deild Stjórnartíðinda þann 31. janúar síðastliðinn og má nálgast þær hér. Nánar er fjallað um reglurnar á vef Þjóðskjalasafns Íslands hér
.


Umbúðir við frágang skjala

Þjóðskjalasafn Íslands gerir þær kröfur til afhendingarskyldra aðila að þeir gangi sem best frá skjalasöfnum sínum áður þau eru afhent til safnsins. Tækifærið er því notað hér til að minna á að afhendingarskyldir aðilar skulu nota umbúðir utan um skjölin sín sem Þjóðskjalasafn Íslands mælir með eins og kveðið er á um í 4. tölulið 3. gr. regla nr. 1065/2010 um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila. Nálgast má reglurnar með því að smella hér.

Ef ekki eru notaðar réttar umbúðir, getur það þýtt að ekki verði tekið við skjalasafninu fyrr en búið er að skipta um umbúðir og þýðir það meiri vinnu fyrir aðilann sem vill afhenda skjalasafn. Listi yfir umbúðir sem Þjóðskjalasafn mælir með er að finna á vef safnsins og þar er líka hægt að panta umbúðir: Umbúðir.


Notkun eyðublaða Þjóðskjalasafns

Ýmsar kvaðir eru lagðar á afhendingarskylda aðila varðandi skjalavörslu sína í hinum ýmsu lögum og reglum. Svo að skjalavarslan sé í sem bestu horfi þarf að tilkynna og fá samþykki fyrir hinum ýmsu þáttum skjalavörslunnar eins og rafrænum skjalavörslukerfum, skjalageymslum, beiðni um afhendingu pappírsskjala og þá er grisjun opinberra gagna ólögleg nema með heimild frá Þjóðskjalasafni Íslands. Tilkynningar og beiðnir skulu berast safninu á þar til gerðum eyðublöðum og er minnt á að nota nýjustu útgáfu eyðublaða í samskiptum við Þjóðskjalasafn Íslands. Safnið sækist stöðugt eftir því að bæta þjónustu sína og verkferla og getur það reynst nauðsynlegt að uppfæra eyðublöð í samræmi við það, því er mikilvægt að afhendingarskyldir aðilar gangi úr skugga um að þeir hafi nýjustu útgáfu eyðublaða í höndunum þegar senda á slíkt til safnsins.

Hér eru tenglar á eyðublaðahluta vefs Þjóðskjalasafns Íslands.
Almenn eyðublöð
Eyðublöð fyrir rafræna skjalavörslu


Hugtak dagsins

Vörsluútgáfa
Vörsluútgáfa gagna kallast rafræn afhending gagna. Einungis verða varðveitt gögn úr rafrænum skjalavörslukerfum og gagnagrunnum en ekki kerfin sjálf. Því þarf að færa skjölin úr kerfunum yfir á tiltekið form, sbr. reglur Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum. Við það verður til vörsluútgáfa gagna.

 
Rétthafi © 2014 Þjóðskjalasafn Íslands.
Öll réttindi áskilin.
Email Marketing Powered by Mailchimp
Þjóðskjalasafn Íslands | Laugavegi 162 | 105 Reykjavík | 590 3300 | www.skjalasafn.is