Copy
Skjalafréttir Þjóðskjalasafns Íslands
Skoða Skjalafréttir í vafra
Skjalafréttir 9. tbl. 11. desember 2015

Skýrsla um óheimila grisjun skjala

Skýrsla um óheimila grisjun skjala
Árið 2012 gerði Þjóðskjalasafn Íslands könnun á skjalavörslu ríkisins og birtust niðurstöðurnar í skýrslu sem gefin var út árið 2013. Markmið könnunarinnar var að afla upplýsinga um almennt ástand skjalavörslu ríkisins, umfang pappírsskjala í stofnunum, umfang og fjölda rafrænna gagnakerfa, yfirlit um hvernig skjalavörslu einstakra stofnana er háttað og að afla upplýsinga um hvernig reglur og leiðbeiningar Þjóðskjalasafns skila sér til stofnana.

Niðurstöður könnunarinnar sýndu að stofnanir ríkisins uppfylltu lagalegar skyldur um skjalavörslu misvel og ljóst er að leggja þarf meiri áherslu á skjalavörslu og skjalastjórn hjá opinberum aðilum. Eitt af því sem Þjóðskjalasafn Íslands taldi rétt að skoða nánar var hversu margir þátttakendur í könnuninni töldu sig stunda grisjun á skjölum án heimildar miðað við ákvæði laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands sem voru í gildi á þeim tíma sem könnunin var framkvæmd. Alls voru 35 aðilar sem töldu sig hafa grisjað skjöl án heimildar. Þessir aðilar fengu bréf þar sem óskað var eftir nánari upplýsingum og voru svör þeirra síðar greind til að átta sig á umfangi grisjunarinnar. Niðurstöður þeirrar greiningar eru nú tilbúnar í skýrslu sem er aðgengileg á vef safnsins.

Sem betur fer var hin meinta óheimila grisjun minni en niðurstöðurnar frá 2012 gáfu til kynna. Niðurstöður greiningarinnar sýndu að flestar stofnanirnar stunduðu hreinsun í stað grisjunar sem eru tveir ólíkir hlutir þar sem hreinsun er leyfileg en grisjun ekki. Misskilningur átti sér stað um hvað væri átt við þegar rætt var um grisjun, t.d. töldu sumir aðilar að afhending skjala til Þjóðskjalasafns Íslands væri grisjun. Vanþekking á lagaskyldu um varðveislu gagna var til staðar þar sem hluti aðila taldi að heimilt væri að eyða fylgiskjölum bókhalds með vísan í bókhaldslög og að síðustu höfðu stofnanir heimild til grisjunar en merktu við að þær hefðu grisjað án heimildar.
 

Skjalaöskjur og umbúðir

Þjóðskjalasafn Íslands hefur hafið sölu á nýjum gerðum skjalaumbúða og aukið úrval þeirra. Hætt hefur verið framleiðslu og sölu á skjalaöskjum úr brúnum pappa og verða þess í staðar allar skjalaöskjur safnsins framleiddar úr hvítum pappa sem uppfyllir staðalinn ISO-9706 um endingu. Þær öskjur eru sterkari en þær eldri. Jafnframt hefur verið aukið úrval af skjalaöskjum og má þar nefna að auk venjulegra 8 cm. þykkra skjalaaskja bæði í A4 og folio stærð (merkt S og U í umbúðalista) er nú boðið upp á þynnri öskjur, þ.e. 3 cm. í A4 (merkt Ú í umbúðalista) og 5 cm. í folio (merkt V í umbúðalista) stærð. Einnig er til sölu svokallað skjalabox sem er 10 cm. þykk A4 askja með opnanlegu loki á langhlið (merkt A í umbúðalista).
 
Einnig má benda á að hægt er að kaupa þunnar möppur í stærðunum A4, folio, A3 og A2 (merkt Æ-A4, Æ-f, Æ-A3, Æ-A2 í umbúðalista) en þær eru einkum notaðar sem ytri umbúðir fyrir stök skjöl. Þá er minnt á að boðið upp á öskjur í stærðunum A1, A2 og A3 fyrir kort og teikningar (merkt E, O og T í umbúðalista). Jafnframt hefur verið aukið úrval af örkum sem eru nú einnig fáanlegar í stærðunum A2 og A3 (merkt Þ-A2 og Þ-A3 í umbúðalista).

            

Umbúðalista Þjóðskjalasafns ásamt verðskrá má nálgast hér: Umbúðalisti Þjóðskjalasafns Íslands

Hugtakið: Grisjunarheimild

Grisjunarheimild er formleg heimild frá þjóðskjalaverði um að grisja megi ákveðna skjalaflokka eða skjöl afhendingarskylds aðila. Óheimilt er að eyða skjölum úr skjalasöfnum afhendingarskyldra aðila nema með samþykki þjóðskjalavarðar, skv. 24. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Til að fá slíka heimild þarf að senda grisjunarbeiðni til Þjóðskjalasafns Íslands á sérstöku umsóknareyðublaði.
Vertu vinur okkar á Facebook
Vertu vinur okkar á Facebook
Vefur Þjóðskjalasafns
Vefur Þjóðskjalasafns
Þjóðskjalasafn Íslands © 2015 Þjóðskjalasafn Íslands, Allur réttur áskilinn.


Hætta í áskrift    Uppfæra upplýsingar um áskrift 

Email Marketing Powered by Mailchimp