Copy
Skjalafréttir Þjóðskjalasafns Íslands
Skoða Skjalafréttir í vafra
4. tbl. 1. júlí 2015

Endurskoðaðar reglur taka gildi

Endurskoðaðar reglur Þjóðskjalasafns Íslands um málalykla, skjalavistunaráætlanir og frágang pappírsskjala hafa verið auglýstar í B-deild Stjórnartíðinda. Reglurnar taka gildi 1. júlí 2015. Með gildistöku þessara reglna falla úr gildi eldri reglur frá 2010.
 
Endurskoðun reglna Þjóðskjalasafns Íslands er gerð í kjölfar nýrra laga um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Breytingar sem gerðar voru frá fyrri reglum snúa einkum að vísun í ný lög en einnig eru greinar sameinaðar og orðalagi breytt til að gera reglurnar skýrari. Unnið er að endurskoðun leiðbeiningarrita og munu þau verða gefin út á vef Þjóðskjalasafns á næstunni. Þá er jafnframt unnið að endurskoðun á öðrum reglum safnsins og verða þær auglýstar til umsagnar á haustmánuðum.
 
Reglurnar sem nú taka gildi eru:
Reglur um málalykla afhendingarskyldra aðila
Reglur um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila
Reglur um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila
 

Hugtakið: Málalykill

Málalykill er skjalaflokkunarkerfi sem er notað til að tryggja rétt samhengi upplýsinga svo að skjöl, er varða sams konar mál og lýsa sams konar máli, liggi og finnist á sama stað. Málalykill nær eingöngu yfir skjöl sem vistuð eru í málasafni en ekki aðra skjalaflokka í skjalasafni skjalamyndara. Reglur um málalykla kveða á um að afhendingarskyldir aðilar noti stigveldisskipaðan málalykil sem byggist upp á efnissviðum (fyrsta stigið), aðalflokkum (annað stigið) og undirflokkum (þriðja stigið og þau sem á eftir koma).

Eldra heiti yfir málalykil, sem notað hefur verið í leiðbeiningarritum Þjóðskjalasafns fram að þessu, er bréfalykill. Hugtakið málalykill er hér notað með vísan í 22. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996 þar sem segir: „Stjórnvöldum er skylt að skrá mál, sem koma til meðferðar hjá þeim, á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg.“ Hugtakið málalykill nær betur yfir þau skjöl sem vistuð eru í málasafni opinberra stofnana heldur en bréfalykill, þar eð málasafnið nær ekki aðeins yfir bréf heldur öll skjöl er tilheyrt geta máli, t.d. umsóknir, minnisblöð sem rituð hafa verið um málsatvik, umsagnir, erindi frá öðrum stofnunum og embættum, myndir, teikningar og hljóðupptökur, ljósmyndir, örfilmur o.fl., sbr. 3. gr. upplýsingalaga.

Önnur heiti yfir málalykil sem sést hafa eru skjalalykill og skjalaflokkunarkerfi (á ensku classification system). Þau hugtök eru hins vegar notuð sem yfirheiti fyrir öll flokkunarkerfi í skjalasafni stofnunar. T.d. er bókhaldslykill skjalaflokkunarkerfi fyrir bókhald, málalykill skjalaflokkunarkerfi fyrir málasafn o.s.frv.
Vertu vinur okkar á Facebook
Vertu vinur okkar á Facebook
Vefur Þjóðskjalasafns
Vefur Þjóðskjalasafns
Þjóðskjalasafn Íslands © 2015 Þjóðskjalasafn Íslands, Allur réttur áskilinn.


Hætta í áskrift    Uppfæra upplýsingar um áskrift 

Email Marketing Powered by Mailchimp