Copy
Skjalafréttir Þjóðskjalasafns Íslands
Skoða Skjalafréttir í vafra

Endurtilkynningar rafrænna skjalavörslukerfa

Margir afhendingarskyldir aðilar eru nú að klára sitt fyrsta skjalavörslutímabil með samþykkt rafrænt skjalavörslukerfi. Mikilvægt er að undirbúa skipti yfir á nýtt skjalavörslutímabil með góðum fyrirvara og undirbúa þau vel. Með því verður öll vinna við tímabilaskiptin auðveldari. Þessu þarf að huga að:
 
- Fá þarf samþykki að nýju fyrir málalykil.
- Skjalavistunaráætlun er endurskoðuð og nýjar upplýsingar færðar inn og send inn til samþykktar að nýju.
- Tilkynna þarf rafrænt skjalavörslukerfi að nýju minnst þremur mánuðum fyrir tímabilaskiptin en hvert rafrænt skjalavörslukerfi er samþykkt af Þjóðskjalasafni Íslands í eitt skjalavörslutímabil sem er u.þ.b. fimm ár að lengd. Ef skjalavörslutímabili lýkur 31. desember þarf í síðasta lagi að vera búið að tilkynna kerfið 1. október.
- Loka þarf öllum málum við tímabilaskipti, annað hvort með sex mánaða aðlögunartíma eða án hans. Ný mál eru svo stofnuð á nýju skjalavörslutímabili. Til þess að auðvelda tímabilaskiptiner gott að byrja strax um ári áður en tímabilaskiptin verða að fara yfir mál í kerfin og loka þeim sem hægt er að loka. Þá er gott að undirbúa starfsmenn afhendingarskylds aðila tímanlega við tímabilaskiptin svo þeir geti klárað sem flest mál sem eru opin áður en að tímabilaskiptum kemur.
 
Nánari leiðbeiningar um skipti yfir á nýtt skjalavörslutímabil má finna í leiðbeiningarritum Þjóðskjalasafns, Málalykill. Reglur og leiðbeiningar fyrir ríkisstofnanir og Leiðbeiningar um rafræn skjalavörslukerfi afhendingarskyldra aðila.

Fræðslumyndbönd á vefnum - nýjung í fræðslu og leiðbeiningum

Þjóðskjalasafn Íslands hefur birt á vefnum fræðslumyndband með reglum um málalykla. Um er að ræða upptöku frá námskeiði um málalykla afhendingarskyldra aðila frá því í haust. Myndbandið er fyrsta fræðslumyndband safnsins en áætlað er að gefa út fleiri slík myndbönd um ólíka þætti í skjalastjórn og skjalavörslu á næstunni. Með útgáfu fræðslumyndbanda er ætlunin að auka leiðbeiningar Þjóðskjalasafns og nálgast viðskiptavini safnsins á nýjan hátt.
 
Myndbandið fá finna á Youtbue-rás Þjóðskjalasafns

Hugtakið: Leitaraðferð í rafrænum skjalavörslukerfum

Með leitaraðferðum er átt við það kerfi í rafrænum skjalavörslukerfum sem gerir kleift að leita að og finna stök skjöl og skjöl sem heyra saman efnislega. Í rafrænu dagbókarkerfi eða rafrænu mála- og skjalavörslukerfi er leitaraðferðin byggð á skráningarhluta og skráningaraðferð. Í skráningarhluta eru skráðar upplýsingar um stök skjöl og stök mál, þar með talin tengsl einstakra skjala við hvert mál og skráningaraðferð (t.d. númer í málalykli). Skráningaraðferð er notuð til þess að tryggja rétt samhengi upplýsinga, þannig að skjöl sem varða sams konar mál og lýsa sams konar máli liggi saman og finnist á sama stað, hvort sem er á rafrænu formi eða pappír. Málalykill er t.d. sú skráningaraðferð sem gerð er krafa um að afhendingarskyldir aðilar noti til þess að raða skjölum í málasafni.
Vertu vinur okkar á Facebook
Vertu vinur okkar á Facebook
Vefur Þjóðskjalasafns
Vefur Þjóðskjalasafns
Þjóðskjalasafn Íslands © 2016 Þjóðskjalasafn Íslands, Allur réttur áskilinn.


Hætta í áskrift    Uppfæra upplýsingar um áskrift 

Email Marketing Powered by Mailchimp