Copy
Skjalafréttir Þjóðskjalasafns Íslands
Skoða Skjalafréttir í vafra
Skjalafréttir. 8. tbl. 25.10.2016

Skýrsla um skjalageymslur ráðuneytanna

Mikilvægt er að afhendingarskyldir aðilar hafi skjalageymslur sem uppfylla strangar kröfur um varðveislu og aðgengi að gögnunum, meðal annars til að koma í veg fyrir eyðileggingu þeirra eða óleyfilegan aðgang að upplýsingum.

Á haustmánuðum ársins 2014 gerði Þjóðskjalasafn Íslands úttekt á skjalageymslum ráðuneyta Stjórnarráðs Íslands. Skýrslur með tillögum til útbóta voru útbúnar og sendar hverju ráðuneyti fyrir sig í desember á síðasta ári.

Nú er komin út heildarskýrsla sem inniheldur meginniðurstöður úttektanna ásamt tillögunum sem ráðuneytunum voru sendar og hvernig viðbrögð urðu við tillögunum. Er þetta í fyrsta sinn sem slík úttekt er gerð af hálfu Þjóðskjalasafns Íslands.

Skýrslan er birt á vef Þjóðskjalasafns Íslands og má nálgast hana hér: Úttekt á skjalageymslum Stjórnarráðs Íslands

Prentað efni afhendingarskyldra aðila

Minnt er á að prentað efni afhendingarskyldra aðila er hluti af skjalasafni þeirra og skal varðveita eitt eintak af eigin útgáfu. Það geta t.d. verið bæklingar, útgefnar skýrslur, bréfsefni, umslög og eyðublöð merkt stofnuninni. Þrátt fyrir að skylduskil séu á öllu prentuðu efni hérlendis til Landsbókasafns Íslands – Háskólabókasafns skulu afhendingarskyldir aðila varðveita eitt eintak af eigin útgáfu í skjalasafni. Eigin útgáfa er órjúfanlegur hluti af skjalasafni stofnunar og lýsir starfsemi hennar á hverjum tíma.
 
Í 2. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er skjal skilgreint á eftirfarandi hátt: „Hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings.“ Þannig eru skjöl í raun allar upplýsingar sem myndast hafa í starfsemi hjá afhendingarskyldum aðila, borist eða verið viðhaldið. Skjöl hjá afhendingarskyldum aðilum geta því t.d. verið bréf, tölvupóstar, gögn í gagnagrunnum, hljóðskrár, myndskeið, ljósmyndir og útgefið efni. Þannig telst eigin útgáfa vera skjal og skal varðveitast eitt eintak í skjalasafni viðkomandi aðila.
 
Sjá einnig leiðbeiningarritið Frágangur, skráning og afhending pappírsskjala.

Hugtakið: Sérmál stofnunar

Þegar talað er um sérmál í stofnunum í leiðbeiningarritum Þjóðskjalasafns Íslands er átt við skjalaflokk sem inniheldur skjöl sem verða til í stofnuninni vegna sérstakrar starfsemi hennar. Dæmi um slíkt eru geymsluskrár í Þjóðskjalasafni Íslands, nemendaskrár í skólum og fréttir í Ríkisútvarpi. Sérmál geta einnig verið ýmis skjöl sem leggjast ekki í bréfasafn/málasafn og falla ekki undir neinn skjalaflokk sem fyrir hendi eru í skjalasafni stofnunarinnar. Í slíkum tilfellum er oft um að ræða vinnugögn starfsmanna sem verða til í kringum ákveðin verkefni. Sérmálum getur verið raðað á ýmsan hátt, allt eftir eðli skjalanna og hvernig þau eru notuð í viðkomandi stofnun.
Vertu vinur okkar á Facebook
Vertu vinur okkar á Facebook
Vefur Þjóðskjalasafns
Vefur Þjóðskjalasafns
Þjóðskjalasafn Íslands © 2016 Þjóðskjalasafn Íslands, Allur réttur áskilinn.


Hætta í áskrift    Uppfæra upplýsingar um áskrift 

Email Marketing Powered by Mailchimp