Copy
Skjalafréttir Þjóðskjalasafns Íslands
Skoða Skjalafréttir í vafra
5. tbl. 21. ágúst 2015

Sandgerði fyrst íslenskra sveitarfélaga í rafræna skjalavörslu

Stórt skref var stigið þann 14. ágúst síðastliðinn en þá afhenti Eiríkur G. Guðmundsson þjóðskjalavörður Sigrúnu Árnadóttur bæjarstjóra Sandgerðisbæjar úrskurð þess efnis að sveitarfélaginu er nú heimilt að afhenda gögn úr skjalavörslukerfi bæjarins á rafrænu formi . Sandgerði er þar með fyrsta sveitafélagið sem fær þessa heimild hér á landi. Þjóðskjalasafn Íslands telur þetta vera mikið gleðiefni og vonar að þetta skref verki sem hvatning fyrir önnur sveitafélög og afhendingarskylda aðila til að skoða þessi mál hjá sér.

Nánar er fjallað um málið á vef Þjóðskjalasafns Íslands hér: Sandgerðisbær fyrsta sveitarfélagið í rafræna skjalavörslu

Óheimilt er að eyða nokkru skjali án samþykkis þjóðskjalavarðar

Þjóðskjalasafni þykir rétt að minna á það að samkvæmt 24. grein laga um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 þá er afhendingaskyldum aðilum óheimilt að farga eða ónýta nokkru skjali í skjalasafni sínu nema að fyrir liggi samþykki þjóðskjalavarðar eða að Þjóðskjalasafn Íslands hafi sett sérstakar reglur er varða grisjun úr skjalasöfnum afhendingarskyldra aðila. Heimild er til að safnið setji slíkar reglur í áðurnefndum lögum.

Algengt er að afhendingarskyldir aðilar telji að heimilt sé að farga fylgiskjölum bókhalds. Ástæðan fyrir því er að í 20. gr. laga um bókhald nr. 145/1994 er kveðið á um að fylgiskjöl bókhalds skuli varðveitt hér á landi á tryggan og öruggan hátt í sjö ár frá lokum reikningsárs.

Þrátt fyrir ákvæði um eyðingu fylgiskjala bókhalds þá skal ávalt tekið mið af lögum um opinber skjalasöfn enda gilda þau lög umfram önnur þegar kemur að varðveislu opinberra skjala á Íslandi. Því þarf alltaf að leita samþykkis þjóðskjalavarðar áður en skjölum er fargað hjá afhendingarskyldum aðilum.

Ríkisendurskoðun áréttaði þessa afstöðu á sínum tíma eins og meðfylgjandi mynd úr leiðbeiningarritinu Skjalavarsla stofnana. Handbók (Reykjavík 1995) sýnir. Þó lög um skjalavörslu í landinu hafi breyst hafa ákvæði um eyðingu opinberra skjala ekki breyst.

                              

Hugtak dagsins

Upprunareglan
Upprunareglan er sú regla sem höfð er til grundvallar og unnið er eftir við meðferð og frágang skjalasafna. Hún felur í sér að hverju skjalasafni er haldið aðgreindu frá öðrum söfnum og upprunalegri röðun skjalanna er haldið óbreyttri, en þeim ekki raðað að nýju eftir einhverju öðru kerfi.

Í tengslum við upprunareglu er einnig talað um svokallaðan seinni uppruna í skjalasöfnum. Þá er átt við að þegar t.d. ein stofnun tekur við af annarri (t.d. vegna niðurlagningar eða að verkefni færast milli stofnana) renna stundum skjöl síðustu ára inn í skjalasafn nýju stofnunarinnar. Þar öðlast þau nýjan uppruna hjá nýrri stofnun. Gæta verður þess að halda þeim skjölum, sem færast til nýrrar stofnunar, aðskildum frá öðrum skjölum svo ávallt sé ljóst hver uppruni þeirra er.
Vertu vinur okkar á Facebook
Vertu vinur okkar á Facebook
Vefur Þjóðskjalasafns
Vefur Þjóðskjalasafns
Þjóðskjalasafn Íslands © 2015 Þjóðskjalasafn Íslands, Allur réttur áskilinn.


Hætta í áskrift    Uppfæra upplýsingar um áskrift 

Email Marketing Powered by Mailchimp