Copy
Skjalafréttir Þjóðskjalasafns Íslands
Skoða Skjalafréttir í vafra
Skjalafréttir 2. tbl. 30. janúar 2017

Síður til að prófa skráarsnið fyrir vörsluútgáfur úr rafrænum gagnakerfum

Þjóðskjalasafn Íslands hefur fengið þá spurningu hvort til séu einhver tól til að prófa hvort skjal sé á réttu skráarsniði sem uppfylli þau skráarsnið sem eru leyfð í vörsluútgáfum skv. reglum 100/2014 um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila.

Til eru mismunandi útgáfur af Tiff, Jpeg-2000, hljóðskeiðum og myndskeiðum. Spurt hefur verið um hvort hægt sé að prófa skráarsnið án þess að þurfa að búa til vörsluútgáfu með skjölunum og keyra þau í gegnum ADA tólið.

Hægt er að nota MediaInfo til að prófa hvort hljóð- og myndskeið séu á réttu skráarsniði.

Til að prófa tiff skrár má nota Preforma og leita að DPF Manager. Hins vegar leyfi sjálfgefni prófíllinn í DPF Manager ekki LZW og gæti þá komið upp villa, því er mælt með að búa til sérsniðinn prófíl þar sem skilgreint er að TIFF skráin verði að nota GRP3, GRP4, PACKBIT eða LZW og þá er hægt að nota DPF Managerinn til að prófa Tiff skrárnar.

Þjóðskjalasafn heldur námskeið fyrir skjalastjóra og fleiri aðila. Námskeiðið Afhending rafrænna gagna: Gerð vörsluútgáfna. verður haldið 7. mars 2017 og það er sérstaklega hugsað fyrir þá aðila sem eru að búa til vörsluútgáfur. Hægt er að skrá sig á námskeiðið hér: Skráning á námskeið.

Tilkynning og afhending gagna úr rafrænum gagnakerfum

Afhendingarskyldum aðilum er skylt, samkvæmt reglum Þjóðskjalasafns Íslands þar að lútandi, að tilkynna rafræn gagnakerfi til opinbers skjalasafns (þ.e. til Þjóðskjalasafns eða héraðsskjalasafns) og eftir atvikum afhenda gögn í formi vörsluútgáfu í kjölfarið.

Um tilkynningu rafrænna gagnakerfa
Tilkynna skal rafræn gagnakerfi allt að þremur mánuðum áður en þau eru tekin í notkun.Markmið tilkynninganna er að tryggja örugga vörslu rafrænna gagna til framtíðar og að um gögnin séu til samræmdar upplýsingar til að auðvelda komandi kynslóðum að nota gögn frá okkar dögum.

Afhending rafrænna gagnakerfa
Afhendingarlistinn er birtur einu sinni á ári yfirleitt í janúar og þar geta afhendingarskyldir aðilar sem hafa fengið samþykki fyrir rafrænum skilum séð hvenær þeir eigi að afhenda vörsluútgáfur til Þjóðskjalasafns Íslands.

Það fer talsverður tími í að búa til vörsluútgáfur og því mikilvægt að honum sé vel varið.  Starfsmönnum eða hugbúnaðaraðilum, sem sjá um að búa til vörsluútgáfur, er alltaf velkomið að hafa samband við Þjóðskjalasafn Íslands og fá aðstoð.  Mælt er með að skjalastjórar láti þá aðila sem búa til vörsluútgáfur vita af þessu og jafnvel fái þá til að gerast áskrifendur af Skjalafréttum.

Afhendingarferlið hefst venjulega á afhendingarfundi þar sem farið verður yfir hvað skal vera í vörsluútgáfunni. Síðan þarf að yfirfara gögn sem ekki er búið að fara yfir og umbreyta þeim gögnum sem á eftir að umbreyta. Það er þó frekar mælt með að yfirfæra gögn, undirbúa þau fyrir umbreytingu og jafnvel umbreyta þeim reglulega yfir skjalavörslutímabilið þegar um mála- og skjalavörslukerfi er að ræða.  Vinna við gerð vörsluútgáfu fyrir önnur gagnakerfi en mála- og skjalavörslukerfi á sér yfirleitt stað þegar tímabili gagnanna sem á að afhenda er lokið.  Gagnagrunnar eru afhentir á 1-5 ára fresti á meðan skjalavörslukerfi eru afhent á 5 ára fresti.
Þeir sem eiga að afhenda á árinu 2017 munu heyra frá Þjóðskjalasafni innan tíðar vegna afhendingarinnar.

Að neðan má finna uppfærðan lista yfir þá sem eiga að afhenda vörsluútgáfu rafrænna gagnakerfa til Þjóðskjalasafns Íslands. 

Afhendingaráætlun vörsluútgáfu.

Hugtakið: Rekstraraðili rafræns gagnakerfis

Rekstraraðili rafræns gagnakerfis er sá aðili sem sér um daglegan rekstur kerfisins, hvort sem um er að ræða rafrænt skjalavörslukerfi eða rafrænan gagnagrunn. Rekstraraðili sér í vissum tilvikum um uppfærslur á rafrænu gagnakerfi og jafnvel minniháttar þróun. Rekstraraðili er sá aðili sem notandi kerfisins á samskipti við vegna notkunar á kerfinu.
Vertu vinur okkar á Facebook
Vertu vinur okkar á Facebook
Vefur Þjóðskjalasafns
Vefur Þjóðskjalasafns
Þjóðskjalasafn Íslands © 2017 Þjóðskjalasafn Íslands, Allur réttur áskilinn.


Hætta í áskrift    Uppfæra upplýsingar um áskrift 

Email Marketing Powered by Mailchimp