Copy
Skjalafréttir Þjóðskjalasafns Íslands
Skoða Skjalafréttir í vafra
Skjalafréttir 8. tbl. 4. desember 2015

Reglur um skráningu mála og skjala til umsagnar

Þjóðskjalasafn Íslands auglýsir til umsagnar reglur um skráningu mála og skjala afhendingarskyldra aðila. Tengill á drög að reglunum ásamt greinargerð er að finna hér fyrir neðan.
 
Skráning upplýsinga um mál sem koma til meðferðar hjá stjórnvöldum og skipuleg varðveisla þeirra er forsenda þess að hægt sé að finna upplýsingar þegar á þarf að halda. Skráning upplýsinga og varðveisla er jafnframt forsenda þess að upplýsingaréttur almennings sé virkur. Í 2. mgr. 23. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er ákvæði um skyldu afhendingarskyldra aðila til að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og til að varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við reglur sem settar verða. Þjóðskjalasafni Íslands ber að setja reglur, m.a. um skráningu mála, skv. 23. gr. laga um opinber skjalasöfn. Þar segir í 1. mgr.: „Þjóðskjalasafn Íslands skal setja reglur skv. 1. tölul. 8. gr. um það hvernig skjalastjórn og skjalavörslu í stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga og afhendingarskyldra aðila skuli hagað, svo og skráningu, flokkun og frágangi skjala til afhendingar til opinberra skjalasafna, þ. m. t. skilmála um staðla fyrir skjalavistunarkerfi og samþykkt á skjalavistunarkerfum.“ Í 1. tölul. 8. gr. laganna segir enn fremur: „…  reglurnar skulu staðfestar af ráðherra“
 
Frestur til að skila inn umsögn við reglurnar er til og með 18. janúar 2016. Umsagnir og fyrirspurnir skal senda á skjalavarsla@skjalasafn.is.
 
Drög að reglum um skráningu mála og skjala afhendingarskyldra aðila.

Um tilkynningar rafrænna gagnakerfa og skil á þeim.

Þegar afhendingarskyldur aðili tilkynnir gagnakerfi sín til Þjóðskjalasafns Íslands og fær samþykki fyrir rafrænum skilum á þeim er hann  með tilkynningu sinni að skuldbinda sig til afhendingar.

Til upplýsinga vill Þjóðskjalasafn koma því á framfæri til afendingarskyldra aðila að þótt samþykki sé veitt er sjaldnast krafist þess að afhending eigi sér stað strax. Þjóðskjalasafn úrskurðar í hverju tilfelli fyrir sig um hvenær fyrsta afhending úr rafrænu gagnakerfi skuli fara fram. Afhendingarskyldir aðilar eiga því að geta undirbúið afhendinguna vel með tilliti til kostnaðar og umfangs vinnu.

Afhendingarskyldum aðilum er skylt að tilkynna gagnakerfi sín svo unnt sé að úrskurða um varðveislu gagnanna í kerfunum. Þjóðskjalasafn vill því hvetja alla afhendingarskylda aðila til þess að tilkynna sín rafrænu gagnakerfi og mun safnið veita alla þá aðstoð við ferlið sem mögulegt er.

Fyrirspurnir er hægt að senda á netfangið skjalavarsla@skjalasafn.is

Hugtakið: Rafrænt mála- og skjalavörslukerfi

Rafrænt mála- og skjalavörslukerfi er kerfi með rafrænni skráningu á málum og skjölum og varðveislu málasafns á pappír og rafrænt eða eingöngu rafrænt. Skráning á skjölum er þá rafræn og skjölin sjálf eru varðveitt að hluta eða að fullu rafræn í kerfinu. Um rafræn mála- og skjalavörslukerfi gilda reglur Þjóðskjalasafns Íslands um tilkynningu og samþykkt rafrænna skjalavörslukerfa afhendingarskyldra aðila, og verða afhendingarskyldir aðilar að tilkynna slík kerfi fá samþykki fyrir notkun þeirra, ef ætlunin er að varðveita gögn í kerfinu á rafrænu formi.
 
Rafrænt mála- og skjalavörslukerfi er oftast notað til að skrá og varðveita gögn í málasafni.
Vertu vinur okkar á Facebook
Vertu vinur okkar á Facebook
Vefur Þjóðskjalasafns
Vefur Þjóðskjalasafns
Þjóðskjalasafn Íslands © 2015 Þjóðskjalasafn Íslands, Allur réttur áskilinn.


Hætta í áskrift    Uppfæra upplýsingar um áskrift 

Email Marketing Powered by Mailchimp