Copy
Skjalafréttir frá Þjóðskjalasafni Íslands.
 

Skjalafréttir Þjóðskjalasafns

dd.mm 2014 | 4.tbl.

Pappírsnotkun við skjalagerð

Til þess að tryggja að skjöl sem varðveitt eru á pappír endist sem lengst er nauðsynlegt að huga að hvernig pappír er notaður við skjalagerð. Markmiðið er að upplýsingar sem skjölin innihalda séu aðgengilegar þegar á þarf að halda, hvort sem skjölin eru 50 ára eða 500 ára. Mikilvægt er að afhendingarskyldir aðilar noti pappír sem uppfyllir ákveðna ISO – staðla sem fjalla um gæði pappírs til langtímavarðveislu.

Þjóðskjalasafn Íslands gerir lágmarkskröfu að fyrir skjöl sem á að varðveita á pappír sé notaður pappír sem uppfylli staðalinn ÍST EN ISO-9706 sem gildir um gagnapappír/skrifstofupappír. Mælt er með notkun 80 gr. pappírs fyrir skjöl.

Fyrir skjöl sem hafa mikla þýðingu í starfseminni, t.d. fundargerðir, málaskrár og samninga, er æskilegt að notaður sé pappír við skjalagerð sem uppfyllir staðalinn ISO-11108 sem gildir um skjalapappír. Mælt er með notkun 80 gr. skjalapappírs.

Söluaðilar pappírs eiga að geta veitt upplýsingar um hvort pappír uppfylli ofangreinda staðla. Oftast er nægilegt að skoða umbúðir utan um pappírinn sem merktir eru með stöðlunum.



Gagnapappír/skrifstofupappír ætti að vera merktur eins og myndin sýnir. Skjalapappír er þá með merkingunni IS0 11108.

Hægt er að lesa nánar um kröfur til pappírs við skjalagerð hér og umfjöllun um endurunninn pappír sem ekki er mælt með.

Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga fjallar einnig um notkun ritfanga og bókbands og hægt er að nálgast kaflann hér. Þótt handbókin fjalli um skjalavörslu sveitarfélaga þá á hún við afhendingarskylda aðila almennt.

Grisjun skjala sveitarfélaga

Það hefur borið á því að sveitarfélög hafi sótt um heimild til grisjunar á gögnum sem þau hafa nú þegar heimild til að grisja samkvæmt reglum Þjóðskjalasafns nr. 627/2010 um grisjun í skjalasöfnum sveitarfélaga og stofnana þeirra. Því er tækifærið hér notað til að minna á þessar reglur en þær má finna í Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga ásamt leiðbeiningum.

Sveitarfélögin eru þó minnt á 4. gr. fyrrnefndra reglna þar sem kveðið er á um að sveitarfélögin skrái skjölin sem þau grisja og skila til viðkomandi héraðsskjalasafns eða Þjóðskjalasafns Íslands. Jafnframt er minnt á að ákvæði um varðveislu sýnishorna fyrir tiltekna skjalaflokka sem heimilt er að eyða skv. reglunum.


Fyrir önnur skjöl en talin eru upp í reglunum þarf að sækja um heimild til grisjunar til stjórnarnefndar Þjóðskjalasafns Íslands. Eyðublöð fyrir grisjun skjala sveitarfélaga er að finna hér.
 

Skjöl í þaki Arnarhvols við Lindargötu

Eins og kom fram í fréttum Mbl.is, þann 7. mars síðastliðinn, fundust skjöl í gamalli þakklæðningu í húsnæði fjármála- og efnahagsráðuneytisins í Arnarhvoli við Lindargötu en unnið var að viðhaldi húsnæðisins. Starfsmenn ráðuneytisins höfðu þegar samband við Þjóðskjalasafn Íslands sem sendi starfsmenn í ráðuneytið til að taka út skjölin sem fundust og ákveða næstu skref varðandi þau. Í kjölfar heimsóknarinnar var sú ákvörðun tekin að flytja skjölin á Þjóðskjalasafn Íslands til frágangs og varðveislu. Það kom reyndar í ljós að ekki voru öll skjölin komin niður úr þakinu. Síðari hluti skjalanna kom í síðustu viku til Þjóðskjalasafns og bíða þau nú frágangs og skráningar.

Það þarf ekki að fjölyrða um það að geymsla sem þessi er ekki tilvalin fyrir skjöl en þrátt fyrir það eru skjölin í merkilega góðu ásigkomulagi. Einhver mygla var sest í skjölin og varð vart við einhverjar rakaskemmdir en þau skjöl voru tekin frá og hreinsuð. Ekki er vitað hvers vegna skjölin lentu á þeim stað sem þau fundust en hugsanlega hafa þau verið sett á háaloftið til geymslu og svo gleymst með tímanum.



Skjölin komu til Þjóðskjalasafns Íslands í svörtum plastpokum.


Hafist var handa við að pakka þeim upp, bæði til að það lofti um þau og til að sjá hvað var að finna.


Svona eru skjölin geymd þangað til þau fara í frágang.

Hugtakið
Grisjun
Með grisjun er átt við skipulega eyðingu skjala úr skjalasöfnum sem fram fer samkvæmt lögum ásamt því að ákveðnum reglum og aðferðafræði er fylgt. Grisjun er bundin við skjalasöfn sem heildir og er því annað og meira en tiltekt eða hreinsun á einstökum málum eða skjölum, en þetta síðastnefnda felst m.a. í því að rissblöðum, aukaeintökum, plasti, umslögum o.þ.h. er hent þegar gengið er frá málsskjölum í skjalageymslu við lok máls. Grisjun skjala í opinberum stofnunum lýtur lögum og reglum. Samþykki stjórnarnefndar Þjóðskjalasafns þarf að fást fyrir grisjun. Í 7. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands segir:
Afhendingarskyldum aðilum er óheimilt að ónýta nokkurt skjal í skjalasöfnum sínum nema heimild Þjóðskjalasafns komi til eða samkvæmt sérstökum reglum sem settar verða um ónýtingu skjala.
Rétthafi © 2014 Þjóðskjalasafn Íslands.
Öll réttindi áskilin.
Email Marketing Powered by Mailchimp
Þjóðskjalasafn Íslands | Laugavegi 162 | 105 Reykjavík | 590 3300 | www.skjalasafn.is