Vorráðstefna Þjóðskjalasafns Íslands verður haldin í fimmta skipti þann 16. maí nk. á Berjaya Reykjavik Natura Hotel. Að þessu sinni verður dagskrá vorráðstefnunnar með breyttu sniði sem byggist á því að einn aðalfyrirlestur verður fluttur og í framhaldinu munu tveir málshefjendur leggja út frá erindi aðalfyrirlesara. Aðalfyrirlesari vorráðstefnunnar er kanadíska fræðikonan Laura Millar en hún hefur starfað sem ráðgjafi í nærri 40 ár á sviði skjala- og upplýsingastjórnunar, við kennslu og fræðslu og er höfundur fjölda bóka um skjalavörslu og skjalastjórn. Fyrirlestur hennar á vorráðstefnu Þjóðskjalasafns Íslands kallast „Half-told Tales: Facts, Evidence, and the Search for Truth“. Fyrirlesturinn er fluttur á ensku og mun ráðstefnan öll fara fram á ensku. Rósa Magnúsdóttir, prófessor í sagnfræði við Háskóla Íslands og Aðalsteinn Kjartansson, rannsóknarblaðamaður á Heimildinni munu svo bregðast við fyrirlestrinum með stuttum framsögum.
 
Nánari upplýsingar um vorráðstefnuna, útdrátt erindis Millar og skráningu má finna hér. Einnig er hægt að fylgjast með ráðstefnunni í streymi og þarf að skrá sig sérstaklega á það.

Á döfinni eru miklar breytingar hjá afhendingarskyldum aðilum sama hvort sem um er að ræða sameiningu afhendingarskyldra aðila eða flutningar. Því getur fylgt frágangur á pappírsskjalasöfnum þessara aðila og þarf að huga að því að sá frágangur uppfylli reglur nr. 573/2015 um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila. Þá þarf að gæta þess að samræmi sé í geymsluskránni sem lýsir innihaldi pappírsskjalasafnsins.

Með því er átt við t.d. að samræmi sé í notkun punkts og kommu, notkun á stórum staf eftir punkt og lítinn staf á eftir kommu. Notast á við gildandi stafsetningarreglur og hafa verður í huga að stytting er aðeins leyfð ef hún er í samræmi við hefðir eða reglur. Þá skal fylgja reglum um samsett orð og orðskiptingar og það þarf að velja og fastsetja fromið við skráninguna og halda henni í gegnum geymsluskrána. Annars verður skráin sundurgerðarleg. Einnig skal forðast skammstafanir nema í tilfellum þar sem hefð eða reglur leyfa. Þetta getur dregið úr leitarbærni geymluskráa, þetta á sérstaklega við um heimatilbúnar skammstafanir sem geta verið lítt þekktar utan afhendingarskylds aðila.

Í fylgiskjali 2 með leiðbeiningarritinu Frágangur, skráning og afhending pappírsskjala - Reglur og leiðbeiningar fyrir ríkisstofnanir er að finna fleiri dæmi um hvernig er hægt að halda samræmi í geymsluskrám og fleiri góða punkta við frágang og skráningu pappírsskjalasafna. Hægt er að finna leiðbeiningarritið og fleiri atriði varðandi frágang pappírsskjalasafna hér.

Gerð er krafa um að bæði öskjur og arkir séu sýrufríar til að tryggja langtímavarðveislu pappírsskjala. Til eru mismunandi stærðir askja og ætti því að vera hægt að fá öskjur sem henta flestum gerðum skjala og bóka. Ef um sérstakar stærðir skjala er að ræða er hægt að hafa samband við Þjóðskjalasafn Íslands og fá leiðbeiningar um umbúðir.