Ráðstefnan Norrænir skjaladagar fór fram dagana 1. – 2. september sl. í Stokkhólmi í Svíþjóð. Hátt í 500 þátttakendur frá Norðurlöndunum tóku þátt í ráðstefnunni sem eins og greint hefur verið frá í Skjalafréttum er helsti vettvangur norræns samstarfs í skjalavörslu og skjalastjórn. Alls mættu 34 þátttakendur frá Íslandi til leiks og komu þeir bæði frá opinberu skjalasöfnunum og opinberum stofnunum.
 
Á lokaathöfn ráðstefnunnar var sameiginleg yfirlýsing þjóðskjalavarða Norðurlandanna í tilefni ráðstefnunnar kynnt. Í henni var undirstrikað meginhlutverk skjalasafna sem er að varðveita minni samfélaga og upplýsingar um réttindi almennings. Um leið var áréttað mikilvægi skjalasafna í lýðræðissamfélagi í því verkefni að varðveita réttar og áreiðanlegar upplýsingar, en slíkt er forsendan fyrir öflugri þjóðfélagsumræðu. Þá kom fram að skjalasöfn standa alls staðar fram fyrir áskorunum sem ný tækni og stafræn vegferð þjóðfélaga leiðir af sér. Litið er svo á að skjalasöfnin þurfa að sækja fram í þessum efnum og nýta þau tækifæri sem ný tækni og aðferðir bjóða upp á í varðveislumálum í rafrænum heimi.
 
Hrefna Róbertsdóttir þjóðskjalavörður ávarpaði ráðstefnuna á lokaathöfninni og greindi frá sínum áherslum til framtíðar. Að hennar sögn er mikilvægt að gera sér grein fyrir því að skjalaheimurinn er að verða stafrænni með hverju árinu sem líður og því brýnt að söfnin mæti þeim kröfum sem samfélagið gerir í þessum efnum. Þar þarf að stíga skynsamleg og ígrunduð skref í varðveislumálum, þar sem metið er vel hvað það er sem er brýnt að varðveita til framtíðar, og einnig huga vel að aðgengi almennings að þeim upplýsingum sem varðveittar eru. Því þurfi sérstaklega að setja fókus á notendur skjalasafna í víðum skilningi og tengja skjalasöfnin betur við almenning.
 
Norrænir skjaladagar verða næst haldnir árið 2025 og mun ráðstefnan þá fara fram í Ósló í Noregi.

Við gerð geymsluskrár er mikilvægt að öll atriði séu rétt skráð og að reitirnir í skránum séu rétt notaðir. Ein helsta athugasemdin sem er gerð við yfirferð á geymsluskrám er notkun athugasemdarreits. Hér á eftir fylgja nokkrir punktar sem varða notkun athugasemda í geymsluskrá yfir pappírsskjalasöfn afhendingarskyldra aðila: Ekki skal nota athugasemdareitinn í geymsluskrá til að lýsa efni skjala heldur skulu allar upplýsingar um innihald skjalanna vera í efnisdálknum. Athugasemd eins og t.d. „Ársskýrsla“ á heima í efnisdálki en ekki í dálki fyrir athugasemdir. Athugasemdareit skal aðeins nota ef tilefni er til að gera athugasemd við gögnin eða innihald þeirra. Ef athugasemdir eru skráðar í athugasemdareit í geymsluskrá þá skulu þær snúa að atriðum varðandi eðli eða ástand skjalanna, eða ef gögn eru týnd eða liggja annars staðar en tilheyra því safni sem um ræðir. Einnig er rétt að nota athugasemdareit til að taka fram ef hlutir eða ljósmyndir fylgja skjölum, eða ef eitthvað er sérstakt við uppruna þeirra, þ.e. ef þau eru undantekning frá því sem almennt á við um skjöl í viðkomandi skjalasafni o.s.frv. Ekki skal nota athugasemdareit fyrir lýsingar á innihaldi eða hvers kyns gögnin eru. Athugasemdareit skal í öllum tilfellum nota ef gögnin innihalda viðkvæmar upplýsingar eða mjög persónulegar og er þá rétt að setja orðið „trúnaðarmál“ eða „trúnaðarupplýsingar“ í athugasemdareit.

Afhendingarskyldum aðilum, skv. 1. og 2. mgr. 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn, er skylt að afhenda opinberu skjalasafni, þ.e. Þjóðskjalasafni Íslands eða héraðsskjalasafni, skjöl sín í samræmi við ákvæði laganna. Almennt skal afhenda skjöl þegar þau eru orðin 30 ára gömul en þó skal afhenda rafræn gögn eigi síðar en þegar þau eru orðin fimm ára gömul, sbr. 1. mgr. 15. gr. laganna.

Afhendingarskyldir aðilar sem heyra undir stjórnsýslu ríkisins afhenda Þjóðskjalasafni skjöl sín til varðveislu en afhendingarskyldir aðilar sem heyra undir stjórnsýslu sveitarfélags skulu afhenda skjöl Þjóðskjalasafni ef sveitarfélagið rekur ekki héraðsskjalasafn á eigin vegum eða á ekki aðild að slíku safni.

Afhendingarskyldir aðilar ríkisins geta eingöngu afhent Þjóðskjalasafni Íslands skjöl sín samkvæmt 4. mgr. 14. gr. laga um opinber skjalasöfn. Því er ekki heimilt að afhenda skjöl til annarra opinberra stofnana, s.s. bókasafna, safna eða annarra opinberra skjalasafna. Þetta á við um öll skjöl, jafnt rituð sem í öðru formi, sem hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum afhendingarskylds aðila ríkisins, þ.m.t. ljósmyndir, kvikmyndaefni, hljóðefni, kort eða teikningar.