|
Þjóðskjalasafn Íslands hefur móttekið og afgreitt talsvert af grisjunarbeiðnum á skjölum sem eru prentuð út úr rafrænu gagnasafni, undirrituð með eigin hendi og skönnuð aftur inn til varðveislu í rafrænu gagnasafni. Stefna ríkisins til framtíðar kallar á það að afhendingarskyldir aðilar dragi úr varðveislu á skjölum á pappír eins mikið og hægt er og nýti þannig rafrænar lausnir til að mynda og varðveita skjöl sín.
Þjóðskjalasafn Íslands beinir þeim tilmælum til afhendingarskyldra aðila að sjá til þess að skjöl sem eru mynduð rafrænt verði varðveitt rafrænt til frambúðar. Til að ná því markmiði þurfa afhendingarskyldir aðilar að tilkynna rafræn gagnasöfn sín og fá úr því skorið hvort afhenda eigi það í vörsluútgáfu samkvæmt settum reglum. Þar að auki ættu afhendingarskyldir aðilar að taka í notkun rafræna undirskrift við formlega undirskrift skjala í starfsemi sinni. Í 38. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 er t.a.m. kveðið á um að „Þegar sett lög, almenn stjórnvaldsfyrirmæli eða venjur áskilja að gögn frá aðila eða stjórnvaldi séu undirrituð er stjórnvaldi heimilt að ákveða að rafræn undirskrift komi í stað eiginhandarundirskriftar, enda tryggi rafræna undirskriftin með sambærilegum hætti og eiginhandarundirskrift persónulega staðfestingu þess sem gögnin stafa frá“. Það verður þó að taka fram að einnig er kveðið á um að „Fullgild rafræn undirskrift … skal ætíð teljast fullnægja áskilnaði laga um undirskrift.“
|
