Þann 31. maí síðastliðinn fór fram hin árlega Vorráðstefna Þjóðskjalasafns Íslands á Icelandair hótel Reykjavík Natura. Yfirskrift ráðstefnunnar var að þessu sinni Hagur stjórnsýslunnar og réttindi borgaranna. Flutt voru fjögur erindi frá fulltrúm Háskóla Íslands og Þjóðskjalasafns Íslands og voru viðfangsefnin árangur eftirlits Þjóðskjalasafns Íslands, skráning mála og málsgagna, aðgangur að skjölum og afhendingarskylda einkaaðila.

Nú hafa upptökur af erindunum sem flutt voru verið gerð aðgengilegar á vef safnsins um ráðgjöf og eftirlit og Youtube rás Þjóðskjalasafns Íslands.

Fyrirlestrarnir á vef Þjóðskjalasafns Íslands fyrir ráðgjöf og eftirlit.

Í 18. gr. reglna nr. 877/2020 um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila er kveðið á um eftirlit afhendingarskyldra aðila með skráningum í rafræn gagnasöfn sín. Í eftirlitinu skal fylgjast með því að skráning upplýsinga um mál og málsgögn fari fram samkvæmt reglum nr. 85/2018 um skráningu mála og málsgagna. Einnig skal hafa eftirlit með því að skjöl séu varðveitt á þeim skráarsniðum sem heimiluð eru í gagnasafninu. Samhliða þessu er gert ráð fyrir því að gæðamat fari fram á skráningum í gagnasöfnin í því skyni að tryggja að skráning sé samkvæmt leiðbeiningum í notendahandbók viðkomandi gagnasafns.

Tilgangur þessara ákvæða er að stuðla að skilvirkri og traustri skjalavörslu og skjalastjórn í því skyni að uppfylla ákvæði 2. mgr. 23. gr. laga um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Þess utan greiðir virkt eftirlit og gæðamat fyrir rafrænum skilum og gerð vörsluútgáfu úr gagnasöfnum síðar meir.

Útfærsla afhendingarskylds aðila á eftirliti og gæðamati getur verið ýmiskonar en henni skal lýst í notendahandbók. Almenna aðferðin er sú að umsjónarmaður skjalasafns yfirfer öll lokuð mál í gagnasafni með tilliti til skráningar og frágangs og mælir Þjóðskjalasafn með þeirri aðferð. Önnur aðferð er yfirfara úrtak mála úr gagnasafninu með reglulegu millibili og gáta allar skráningar og öll málsgögn í viðkomandi máli.

Já, það þarf að fá samþykki Þjóðskjalasafns fyrir skjalavistunaráætlunum afhendingarskyldra aðila. Í 3. gr. reglna um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila nr. 571/2015 segir: „Skjalavistunaráætlanir skulu samþykktar af opinberu skjalasafni sem viðkomandi aðili er afhendingarskyldur til við upphaf hvers nýs skjalavörslutímabils“. Samþykki fyrir skjalavistunaráætlun gildir allt skjalavörslutímabilið sem er u.þ.b. fimm ár að lengd og skal endurnýja það fyrir hvert nýtt skjalavörslutímabil.