Þjóðskjalasafn Íslands auglýsir til umsagnar drög að reglum um varðveislu og eyðingu skjala úr fjárhagsbókhaldi afhendingarskyldra aðila. Þjóðskjalasafn er framkvæmdaaðili opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar skv. 3. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og skal m.a. setja reglur um skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila, sbr. 8. gr. sömu laga, þ.m.t. um varðveislu og förgun skjala.
 
Fjárhagsbókhald er umfangsmikill skjalaflokkur sem myndast hjá öllum afhendingarskyldum aðilum og er nauðsynlegur skjalaflokkur í rekstri þeirra en er að stærstum hluta talið hafa tímabundið upplýsingagildi. Í regludrögunum er lagt til að afhendingarskyldum aðilum verði heimilt að eyða  öllum skjölum úr fjárhagsbókhaldi sjö árum eftir að reikningsári lýkur að undanskildum ársreikningi sem skylt verður að varðveita.
 
Frestur til að skila inn umsögn við regludrögin er til og með 2. janúar 2023. Nánari upplýsingar og drög að reglunum ásamt greinargerð má finna hér.

Nýr fagstjóri fageiningarinnar Gagnaskila og eftirlits, Guðbjörg Jóhannsdóttir, hefur nú tekið til starfa hjá Þjóðskjalasafni Íslands. Áhersluatriði Gagnaskila og eftirlits eru fagmennska, skilgreint verklag og traust vinnubrögð. Þessum áhersluatriðum verður fylgt eftir með þekktum ferlum og árangursríku samstarfi og samskiptum við samstarfsaðila. Byggt verður upp öflugt þjónustuver sem sinnir ráðgjöf,þjónustu og leiðbeinandi eftirliti fyrir alla hagsmunaaðila.

Helstu verkefni fageiningarinnar eru móttaka á afhendingarskyldum gögnum, bæði á pappír og í rafrænu formi í vörsluútgáfum, að veita ráðgjöf og leiðbeiningar á sviði skjalamála, hafa eftirlit með afhendingarskyldum aðilum og sinna langtímavarðveislu og aðgengi gagna.

Fagstjóri Gagnaskila og eftirlits leiðir jafnframt tæknilega umbreytingu hjá Þjóðskjalasafni Íslands. Breytingin snýr að móttöku gagna, skráningu, varðveislu og miðlun á upplýsingum úr afhendingarskyldum gögnum í samræmi við hlutverk og lagalegar skyldur Þjóðskjalasafns Íslands. Tæknileg umbreyting Þjóðskjalasafns Íslands er mikilvæg eining í stafrænni umbreytingu sem á sér stað og er liður í auknum stuðningi við afhendingarskilaskylda aðila.  

Afrit skjala sem hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi afhendingarskylds aðila teljast vera skjöl og því hluti af skjalasafni afhendingarskylds aðila. Því má ekki grisja afrit nema samkvæmt heimild í 24. gr. laga um opinber skjalasöfn nr. 77/2014, en þar segir „Óheimilt er að ónýta eða farga nokkru skjali í skjalasöfnum þeirra aðila sem falla undir 1. eða 2. mgr. 14. gr. nema það sé gert á grundvelli samþykktar þjóðskjalavarðar, reglna skv. 23. gr. eða 2. mgr. þessarar greinar eða sérstaks lagaákvæðis“.