Þegar afhendingarskyldur aðili hefur fengið samþykki fyrir notkun á rafrænu gagnasafni hefur viðkomandi aðili heimild til að varðveita gögn í hinu rafræna gagnasafni eingöngu á rafrænu formi, og telst því vera í rafrænni skjalavörslu með það gagnasafn. Þó að afhendingarskyldur aðili varðveiti öll gögn sem hann myndar í sinni starfsemi á rafrænu formi halda áfram að berast pappírsskjöl. Þau er þá venjulega skönnuð inn í rafræna gagnasafnið. En eftir sem áður þurfa afhendingarskyldir aðilar að varðveita pappírsskjöl sem berast þó að þau hafi verið skönnuð inn í rafræna gagnasafnið. Telji afhendingarskyldur aðili að pappírsskjölin sem hafa verið skönnuð inn hafi ekkert gildi umfram rafræna eintakið sem er í rafræna gagnasafninu getur viðkomandi aðili sótt um grisjun á pappírsskjölunum til Þjóðskjalasafns. Skjöl sem berast á pappír og eru skönnuð inn í rafrænt gagnasafn þarf að merkja sérstaklega í rafræna gagnasafninu og benda á að þau séu einnig varðveitt á pappír. Síðan er skjalið sett á viðeigandi stað í pappírsskjalasafnið. Athugið að það þarf að merkja að skjalið sé til að pappír, það er ekki nóg að merkja að málið innihaldi skjal á pappír.