Copy
1. tbl. 19. janúar 2022

Upptökur af fyrirlestrum frá (Vor)ráðstefnu 2021

Þann 12. nóvember sl. fór fram (Vor)ráðstefna Þjóðskjalasafns Íslands á Icelandair hótel Reykjavík Natura. Yfirskrift ráðstefnunnar var Stafræn umbreyting stjórnsýslunnar. Staða og framtíð. Flutt voru fjögur erindi af fulltrúum frá fjármála- og efnahagsráðuneyti, Sambandi íslenskra sveitarfélaga, Tryggingastofnun ríkisins auk Þjóðskjalasafns Íslands. Nú hafa fyrirlestrar ráðstefnunnar verið gerðir aðgengilegir á vef safnsins um ráðgjöf og eftirlit og á Youtube-rás Þjóðskjalasafns.
 

Afhendingalisti vörsluútgáfna

Afhendingarlisti yfir rafræn gagnasöfn er áætlun um hvenær afhendingarskyldur aðili á að afhenda upplýsingar úr rafrænum gagnasöfnum til Þjóðskjalasafns Íslands. Gagnasöfnin sem um ræðir eru ýmist með eða án skjala (áður skilgreind sem skjalavörslukerfi, dagbókarkerfi, skrár eða gagnagrunnar). Á afhendingarlistanum kemur fram hvaða ár afhending á að fara fram eða átti að fara fram ef sá tími er liðinn. Mælst er til þess að þeir afhendingarskyldu aðilar sem eiga að afhenda rafræn gagnasöfn til Þjóðskjalasafns Íslands á árinu 2022 eða fyrr og hafa ekki þegar afhent gagnasöfnin í vörsluútgáfu sendi erindi á skjalavarsla@skjalasafn.is til að fá nánari aðstoð og leiðbeiningar eða óski eftir afhendingarfundi til að hefja skilaferlið.

Sumir eru nú þegar í samskiptum við Þjóðskjalasafn Íslands vegna afhendingarferli og eru þau mál í vinnslu áfram þar til Þjóðskjalasafn fær vörsluútgáfu af gagnasafninu afhenta og getur samþykkt hana.

Hérna má sjá afhendingarlistann.

Mikilvægi þess að viðhengi tölvupósta varðveitist í skjalasafni

Mikilvægt er að tryggja að öll skjöl sem eiga að varðveitast í skjalasafni afhendingarskylds aðila séu svo sannarlega varðveitt. Til eru dæmi um að viðhengi tölvupósta vistist ekki sjálfkrafa í rafrænu gagnasafni þegar tölvupóstur er fluttur úr tölvupósthólfi í gagnasafnið. Kveðið er á um það t.d. í reglum um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum afhendingarskyldra aðila nr. 331/2020 að eyða megi tölvupóstum og fylgiskjölum þeirra úr tölvupósthólfum afhendingarskyldra aðila þegar búið er að vista þessi skjöl í skjalasafni viðkomandi aðila. Einnig þarf að huga að því að þegar pappírsskjöl eru skönnuð til vistunar í rafrænu gagnasafni að skannaða eintakið rati á sinn stað í gagnasafninu og að þau fái lýsandi heiti en ekki sjálfkrafa heiti sem skanninn býr til (t.d. scan03029.pdf).

Ef viðhengi er eytt úr tölvupósthólfi án þess að það sé vistað í skjalasafni, t.d. í rafrænu gagnasafni eða málasafni, geta mikilvægar upplýsingar glatast, auk þess sem það er í andstöðu við lög um opinber skjalasöfn. Þá getur það haft áhrif á gæði vörsluútgáfu gagna úr rafrænu gagnasafni sem heldur utan um gögn afhendingarskylds aðila. Séu viðhengi ekki hluti af vörsluútgáfunni og ekki er rökrétt ástæða fyrir því að viðhengin séu ekki til staðar, t.d. vegna grisjunarheimildar, er ekki hægt að samþykkja vörsluútgáfuna. Ganga þarf úr skugga um að skjölin sem um ræðir séu til og að þau séu varðveitt á réttum stað í vörsluútgáfunni þegar hún er afhent á opinbert skjalasafn.

Hugtakið: Vörsluútgáfa

Vörsluútgáfa gagna kallast rafræn afhending gagna. Einungis eru varðveitt gögn úr rafrænum gagnasöfnum en ekki hugbúnaðurinn sjálfur. Því þarf að færa gögn úr rafrænum gagnasöfnum yfir á tiltekið form, sbr. reglur nr. 100/2014 um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Við það verður til vörsluútgáfa gagna.

Minnt er á námskeið Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavörslu og skjalastjórn veturinn 2021-2022


1. febrúar 2022 kl. 10-11.
Frágangur, skráning og afhending pappírsskjala.

15. febrúar 2022 kl. 10-11.
Tilkynningar og afhendingar á eldri rafrænum gagnasöfnum.

1. mars 2022 kl. 10-11.
Spurt og svarað um rafræn gagnasöfn.


Upplýsingar um námskeiðin og skráningu á þau má finna með því að smella hér.
Vertu vinur okkar á Facebook Vertu vinur okkar á Facebook
Vefur Þjóðskjalasafns Vefur Þjóðskjalasafns
Þjóðskjalasafn Íslands © 2020 Þjóðskjalasafn Íslands, Allur réttur áskilinn.

Uppfæra upplýsingar um áskrift     Hætta í áskrift.






This email was sent to <<Netfang>>
why did I get this?    unsubscribe from this list    update subscription preferences
Þjóðskjalasafn Íslands · 162 Laugavegur · Reykjavík 105 Reykjavik · Iceland

Email Marketing Powered by Mailchimp