Árleg vorráðstefna Þjóðskjalasafns fer fram þriðjudaginn 31. maí nk. á Icelandair hótel Reykjavík Natura. 

Yfirskrift ráðstefnunnar er Hagur stjórnsýslunnar og réttindi borgaranna sem er bein tilvísun í 1. gr. laga um opinber skjalasöfn. Flutt verða fjögur erindi um skráningu mála, afhendingarskyldu einkaaðila, aðgang að gögnum og eftirlit Þjóðskjalasafns.

Ráðstefnan verður einnig send út í streymi og þarf að taka það sérstaklega fram í skráningu ef óskað er eftir að fylgjast með ráðstefnunni yfir vefinn.

Upplýsingar um dagskrá, skráningargjald og skráningu á ráðstefnuna má finna hér.

Senn líður að sumri og eru dæmi um að afhendingarskyldir aðilar hafi ráðið til sín sumarstarfsfólk til að gera átak í frágangi og skráningu eldri pappírsskjala. Gjarnan er þörf á ráðleggingum skjalavarða á Þjóðskjalasafni Íslands í tengslum við þessa átaksvinnu og eru afhendingarskyldir aðilar hvattir til að nýta sér þá þjónustu. Oftar en ekki er betra að koma á staðinn og vera með verkefnið fyrir framan sig þegar verið er að veita ráðleggingar og leiðbeiningar.

Sé vilji hjá afhendingarskyldum aðilum til að nýta sér slíka ráðgjafaheimsókn þá er þeim bent á að gera það í maí eða júní en starfsemi Þjóðskjalasafns verður skert í júlí vegna sumarfría.

Annars er bent á ráðgjafavefinn okkar radgjof.skjalasafn.is en þar er að finna leiðbeiningar varðandi fráganga og skráningu pappírsskjalasafna. Bæði er hægt að fletta upp í leiðbeiningarritinu Frágangur, skráning og afhending pappírsskjala. Reglur og leiðbeiningar fyrir ríkisstofnanir eða skoða myndbönd um sama efni á myndbandahluta vefsíðunnar. Einnig er hægt að senda fyrirspurnir á netfangið: skjalavarsla@skjalasafn.is.

Þjóðskjalasafn Íslands hefur ekki gert kröfur um að afhendingarskyldir aðilar afhendi safninu vefsíður til varðveislu heldur varðveitir Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn allar íslenskar vefsíður skv. lögum nr. 20/2002 um skylduskil til safna. Þó er mikilvægt að afhendingarskyldir aðilar varðveiti í skjalasafni sínu skýrslur, fréttir og annað mikilvægt efni sem aðeins er gefið út á vefsíðum. Það má gera með því að prenta út á pappír skýrslur og fréttir, eða með því að vista gögnin á rafrænu formi í skjalavörslukerfi sé notast við slík kerfi og heimild til rafrænnar varðveislu sé til staðar.

Noti afhendingarskyldir aðilar innri vef til þess að halda utan um ákveðin verkefni skal tilkynna vefinn sem rafrænt gagnasafn til opinbers skjalasafns, sbr. reglur þar um. Rafrænt gagnasafn, t.d. gagnagrunnur, sem aðgangur er að í gegnum vef afhendingarskylds aðila er sérstakt kerfi og ber að tilkynna og varðveita eftir atvikum.

Fleiri spurningum er svarað á Spurt og svarað hluta vefsíður ráðgjafar og eftirlits hjá Þjóðskjalasafni Íslands.