Copy
Språkbrevet, nr 4, 2016

5 viktiga etikettsregler för mejl 

”Rapport”, ”Hälsning”, ”Nyheter från Företaget”, ”Från Göran”. Har du någon gång fått mejl med sådana ämnesrader? De tassar liksom lite i utkanterna av vad mejlet handlar om och du måste öppna det för att veta vad det faktiskt handlar om. Varje gång. Med lite enkla knep hade avsändaren kunnat underlätta så mycket för dig. ”Senaste versionen av rapporten om ridhus” avgränsar ämnet väldigt tydligt. Nu kan du snabbt hitta rätt bland alla mejl med rapporter om badhus, isrinkar och busslinjer!

På så sätt är mejl inte olikt andra kommunikationssituationer; inte skulle du väl skriva en rapport och sedan bara sätta rubriken Rapport? Precis som med all annan kommunikation är det alltså viktigt att tänka på mottagarens tid. Vi har sammanställt fem viktiga etikettsregler som är bra att tänka på när du ska skriva mejl. 

1.    Anpassa innehållet till mottagaren
Tänk alltid på vilken information mottagaren har och inte har. Om du vill att någon ska delta i ett projekt, glöm inte att berätta vilken roll du själv har och vad du vill att mottagaren ska bidra med. Om du ska påminna om personalfesten, skriv ner adressen till festlokalen! Det gör du både för mottagarens skull och för dig själv. Mottagaren slipper leta upp viktig information, och du slipper få följdfrågor.

2.    Ett mejl, ett ämne
Det är lätt att vilja ta upp flera saker i samma mejl – när du ändå mejlar Marie om den senaste fakturan så kan du ju passa på att fråga hur det går med rapporten om badhus, visst? Men ju fler frågor du tar med i mejlet, desto mindre är chansen att du får svar på dem. Marie kanske var stressad och hann inte läsa mer än det där med fakturan, eller så uppfattade hon din fråga om rapporten som småprat. Om du har ett ärende du behöver få svar på är det alltså viktigt att ta upp det i ett eget mejl. Och så blir det mycket lättare att skriva en informativ och rättvisande ämnesrad.

3.    Var försiktig med emojier
En emoji kan enkelt förmedla känslor så läsare förstår hur de ska tolka ett budskap. ”Skicka resultatet senast på fredag” kan låta hårt, och du kanske tänker att en glad gubbe mjukar upp tonen. Men emojierna har en informell klang som för tankarna till chattspråk, och många ogillar dem därför. Använd bara emojier om du är säker på att mottagaren inte uppfattar dem som fåniga.

4.    Läs mellan raderna för att se till att du svarar på allt
Mejl är ett väldigt snabbt kommunikationssätt – vi skriver medan vi tänker, så alla tankebanor kanske inte fastnar på pränt. Om du svarar på ett mejl kan det därför vara värt att läsa igenom noga för att se till att du får med allt som mottagaren kan tänkas ha frågat efter. Läs igenom följande stycke. Visst frågar väl mottagaren efter mer än det står?

Jag följde instruktionerna på webbplatsen men de fungerade inte, snälla hjälp mig, hur ska jag installera appen?

Åhå, instruktionerna fungerar inte – det är alltså bäst att uppdatera dem!

5.    Ha en tydlig ämnesrad :-)
Och så tipset från inledningen. Var tydlig med vad mejlet innehåller. Mottagarens inkorg är säkert ganska lik din egen – det trillar in minst tio nya mejl om dagen och det gäller att snabbt kunna hitta det där från förra veckan som handlar om ridhusrapporten. 

Det finns förstås många saker som är viktiga att tänka på när vi kommunicerar med andra, men om du följer de här fem råden fungerar allt lite bättre och effektivare.

Ingrid Herbert, din personliga språkrådgivare

Frukost med bank- och försäkrings-språk 

Den 3 maj bjuder Språk­konsulterna på frukost tillsammans med våra tankar om ett effektivt och relations­skapande språk på banker och försäkrings­bolag.
Frukost om bank- och försäkringspråk
 


Bli en bättre talare

Bli en bättre och mer avspänd talare genom kunskap om vad som är viktigt att tänka på före och under en presentation, ett möte eller ett föredrag.
Kontakta oss så berättar vi mer

 


Öppna kurser i höst

I höst planerar vi två öppna kurser med olika infallsvinklar på skrivande: Välkommen att anmäla dig!