Copy
Språkbrevet, nr 6, 2015

Supertydliga instruktioner och hjälptexter

Instruktioner och hjälptexter blir en allt viktigare texttyp. Vårt samhälle kräver att individer ska klara en hel del komplexa uppgifter, helst helt och hållet på egen hand. Kommuninvånarna ska klara av att söka bygglov, boendeparkering och vårdtid på nätet. Nyföretagaren ska klara av att registrera sin firma på Verksamt.se och bankkunderna ska göra sin låneansökan på internetbanken. Men Det är alltför vanligt att dessa ansökningar inte blir kompletta. Det kräver i sin tur många telefonsamtal, mycket tålamod från användarna och stora resurser av förvaltningen eller företaget. För att få e-samhället att fungera på ett bättre sätt måste användbarheten vara förträfflig och de tillhörande instruktionerna och hjälptexterna vara supervassa, välskrivna och entydiga.
 

Vad är en instruktion – vad är en hjälptext?

Ibland kan det vara svårt att veta skillnaden på instruktion och hjälptext. Vad är vad? Det finns dock inga vattentäta skott mellan de båda. Rikstermbanken definierar instruktion som information som beskriver hur något ska utföras, men hjälptext finns inte definierat. Ofta brukar man dock förknippa hjälptext med situationsbunden hjälp, till exempel hur födelsenumret ska matas in i fältet eller en kort blänkare om hur många parkeringstillstånd varje medborgare får ha.

Här får du fyra tips för hur dina instruktioner och hjälptexter ska bli supervassa, tydliga och entydiga.
 

1. Hitta ett perfekt avvägt innehåll

Innehållet ska vara bara just det som läsaren behöver för att utföra och slutföra den uppgift som instruktionen gäller. Användaren har ett problem – lös det! Inget annat! Berätta inte om produktens förträfflighet och berätta inte kuriosa om historien bakom. Det får du göra på något annat ställe.

En instruktion innehåller vanligen två informationskategorier:
1. Beskrivande text som beskriver sådant som läsaren behöver känna till. De här texterna handlar inte om läsaren utan om processen eller apparaten.
2. Steg för steg-instruktioner som beskriver vad läsaren ska göra.

De här två kategorierna kan du separera om det är lämpligt, men om det blir mer pedagogiskt ska du inte vara rädd för att låta dem haka i varandra i samma stycke. Men var medveten om att det är olika saker – sådant som läsaren ska veta och sådant som läsaren ska göra.
 

2. Skriv tydliga, konkreta rubriker

Om instruktionen behöver delas upp i olika teman, till exempel om olika delar ska utföras vid olika tidpunkter eller av olika roller, ska du förse dem med tydliga underrubriker så att läsaren snabbt ser vilken del som ska användas. Använd gärna verb i grundform (infinitivform), till exempel Göra rent filtret eller Lägga upp filer på servern.
 

3. Formge texten för läsbarhet

Strukturera texten i tidsordning, det vill säga i samma ordning som läsaren ska utföra momenten. När du har gjort det blir det lätt att sätta upp instruktionen i en numrerad lista. Tänk på att inleda varje steg med ett verb i uppmaningsform (imperativ). Om du behöver blanda in en beskrivning av något slag ska du inte numrera just den.

Hjälp också läsarens blick att få fäste på olika ställen på sidan. Använd punktlistor, rubriker, bilder och fetade nyckelord.
 

4. Använd ett tydligt och konsekvent språk

Var inte pratig! Skriv inte Under Arkiv ska du leta upp Alternativ och sedan Språkkontroll, det är de inställningarna du behöver ändra så att läsbarhetsstatistiken visas. Skriv istället så här:
  1. Välj Alternativ > Språkkontroll i Arkiv-menyn.
  2. Bocka i alternativet Visa läsbarhetsstatistik.
Använd också en konsekvent terminologi. Det kan verka tråkigt att inte kunna variera sig mellan till exempel rullgardinsmeny och drop down-meny, men för okunniga läsare ställer det till stora problem – de kanske inte alls förstår att det är samma sak.

Använd alltid ett du-tilltal eller uppmaningsform så att det blir tydligt vem som ska göra vad i instruktionen. Och hänvisa inte upp och ner i texten i onödan. 

Helena Englund Hjalmarsson, din personliga språkrådgivare

 

Radiopodd om instruktioner och hjälptexter

Lyssna på Karin Guldbrand och Helena Englund Hjalmarsson i senaste Språkpodden. Där kan du lära dig mer om hur du skriver vassa och entydiga instruktioner. Senaste avsnittet av Språkpodden.

Språk­kvisset är hos doktorn

Många har hört av sig och varit oroliga för att vårt populära Språk­kviss inte ska repa sig. Men lugn! Språkkvisset är i händerna på de främsta experterna och vi hoppas kunna publicera igen snart. Vi skickar en blänkare till alla prenumeranter. 
 

Värva en vän till Språkbrevet

Passa på att värva en kompis som prenumerant på Språkbrevet och få vår användbara och snygga musmatta som present. Vidarebefordra det här Språkbrevet till din kompis med en uppmaning att prenumerera och skriv info@sprakkonsulterna.se kopia-fältet. Kampanjen pågår fram till midsommar.
 

Köp Klarspråk på nätet

I boken Klarspråk på nätet hittar du massor av konkreta tips för hur du ska göra dina webbsidor tydliga och läsvärda. Författarna är Karin Guldbrand och Helena Englund Hjalmarsson. Köp den t.ex. på Bokus!
Till Bokus