Copy
Språkbrevet nr 8, 2014

Precision i projektkommunikationen

Varför är det så vanligt att projekt blir försenade, inte når sina mål eller väsentligt överskrider budget? Jag har jobbat som projektledare i olika förändrings- och  it-projekt i 15 år, och jag har sett min beskärda del av både lyckade och misslyckade projekt. Efter ett projekt gör man alltid en projektutvärdering, och när man analyserar det som gått mindre bra så är det något som nästan alltid står ut: kommunikationsproblem.

Men eftersom vi projektledare oftast är ekonomer eller ingenjörer från början så ligger fokus på att kvantifiera problemet: Hur mycket har vi informerat? Hur ofta? Till hur många? De sista tio åren har vi i skrået visserligen blivit bättre på att tänka på vilka kommunikationskanaler vi ska använda: ska vi till exempel använda oss av intranätet, föreläsningar, eller något annat? Men nästan aldrig tittar vi på hur kommunikationen ser ut. Jag har suttit i möten där vi diskuterat länge och väl vems logotyp som ska vara först - men alldeles för sällan tittar vi på språket. 

Om det är ett projekt vars resultat påverkar många användare på ett stort företag så kan i bästa fall kommunikationsavdelningen vara inblandad, men aldrig i den kommunikation som är mer intern för projektet.
 

Oprecisa och svepande projektbeskrivningar

Det första dokument man producerar är projektbeskrivningen, och redan där uppstår ofta problem. Projektbeskrivningen är ett slags avtal mellan projektsponsorn (beställaren) och projektledaren, och som alla avtal har det en tendens att bli svårförståeligt och luddigt. Här blir problemet ännu större eftersom varken projektledaren eller beställaren behärskar det akademiska språk som de försöker använda. Här är ett litet exempel från en verklig projektbeskrivning:

Projektets mål är att säkerställa hög dokumentationskvalitet genom hela värdekedjan från konstruktion till kundservice. Dokumentationen ska följa etablerade branschstandarder.

Att skriva på det här viset lämnar öppet för tolkningar både av beställare och utförare. Vad är “dokumentationskvalitet” egentligen? Eller för den delen, vilken dokumentation menar skribenten? Vilken branschstandard handlade det om? Mycket riktigt så kunde man efter det här projektet inte komma överens om man uppfyllt målen eller inte, och mycket tid och pengar slösades bort på att argumentera om detta. Så här hade det kunnat se ut i stället:

Projektets mål är att produktdokumentationen ska vara lätt att förstå för alla som jobbar med konstruktion och tillverkning. För varje produkt ska projektet genomföra en enkät till målgruppen. Resultatet av den ska vara att 85 procent förstår den delen som är relevant för dem. Dokumentationen ska levereras i ett format som är läsbart av Autocad LT-13 eller som ett PDF-dokument.

Den här beskrivningen blir visserligen längre, men den är konkret och lättare att läsa och begripa. Och kanske viktigast av allt: Målen blir mätbara när formuleringen är konkret.
 

Kortfattat och burdust skapar dåligt arbetsklimat

Projektbeskrivningen är bara ett exempel. Vad sägs om det här brevet som gick ut till en stor grupp personer som hade blivit utsedda av sina chefer att delta i ett projekt:

Du är kallad till ett startmöte för Projektet DM-45 den 070531. Under mötet kommer projektplanen att presenteras och din medverkan säkerställas. Närvaro obligatorisk - om du inte kan vara med, prata med din chef för hjälp med att omprioritera.

Texten är visserligen korrekt, men den utgår helt från projektledarens behov. Det viktigaste för den här projektledaren är säkert just att få med sig deltagarna på tåget - det brukar ofta vara ett problem - men det här är verkligen inte rätt sätt.

Tyvärr är det inte alls ovanligt att vi projektledare har svårt att sätta oss in i situationen för den linjepersonal som ska delta i projektet. I det här fallet vet de stackars projektdeltagarna inte vilket projekt som mötet handlar om, de tror att de inte kommer att kunna påverka projektplanen, och de ser mest ett stort berg av ovälkommet arbete framför sig. Projektledaren hade fått en mycket mer samarbetsvillig projektgrupp om han i stället hade skrivit så här:

Välkommen till ett första informationsmöte för DM-45 den 31/5. DM-45 är vårt projekt för att säkra att Databolaget har tillräcklig databaskapacitet för att klara vår tillväxt under nästa år. Det här är ett av de viktigaste projekten för IT-avdelningen på hela året, och du har blivit utsedd av din chef att delta på grund av den unika kunskap och erfarenhet du kan bidra med.

Under mötet kommer vi att gå igenom projektets syfte och mål, samt tillsammans bestämma projektets tidsplan och anpassa den till projektdeltagarnas scheman.


För dem som jobbar i en helt projektorienterad organisation kanske den första texten kan fungera. Men den andra texten är bättre för att den innehåller bakgrundsinformation som motiverar och bjuder in till samarbete i stället för ett enväldigt ledarskap. Dessutom är den helt enkelt lättare att läsa.
 

Flummiga floskler

Ibland går det överstyr helt och hållet. Det här är en formulering som en branschkollega använde som standard i alla sina projektbeskrivningar:

Projektbeskrivningen är ett dokument som ska godkännas parallellt med att båda parter startar upp arbetet med uppstartsfasen och då följer den gemensamt planerade planen för uppstartsfasen.

Jag har svårt att föreslå en bättre formulering, helt enkelt för att jag inte förstår. Språket är alltför flummigt.
 

Mycket att vinna på bättre språk

Som projektledare och projektdeltagare har du allt att vinna på att vara exakt i dina uttryck, ha konkreta exempel, skriva begripligt, och att målgruppsanpassa din kommunikation. Ditt projekt kommer att löpa smidigare, och du kommer att få lättare att klara projektet på tid och under budget. Och vem vill inte det?

Peter Hjalmarsson har bland annat jobbat som it-chef, projektledare och verksamhetsutvecklare på Svenskt Näringsliv och IBM.
 

Mer om projektspråket i Språkpodden

Lär dig att få precision i projektspråket i senaste avsnittet av Språkpodden.

Lyssna på Språkpodden 

Missa inte att lyssna på Peter Hjalmarsson när han fördjupar sitt resonemang om precision i projekt-kommunikationen.

Språkpodden ger dig nästan 20 minuter med språkråd, kunskap och språkdiskussioner. Alltid aktuella och intressanta ämnen. Lyssna på sändningen och njut!
Till Språkpodden

Vi köper dator åt Adama

Mellan den 15 augusti och 15 september har vi haft en kampanj då vi låter 10 procent av våra intäkter från teknik-relaterade tjänster gå till att köpa en dator till vår förskollärare Adama Diallo. Vi håller just nu på och sammanställer våra order, men vi vet redan nu att det räcker till en dator.
Läs mer om kampanjen

Lär dig skriva i projekt

Vill du lära dig mer om hur man kan vässa sitt språk och skriva projektbeskrivningar med större precision? Vår kurs Professionell projektkommunikation tar upp skrivprocessen och du blir bättre både på att strukturera och formulera ditt budskap. Om du vill veta mer om hur vi kan anpassa kursen till din organisation kan du kontakta Helena Englund Hjalmarsson. Du når henne på helena.englund@
sprakkonsulterna.se