Copy
Wordt deze e-mail  niet correct getoond? Bekijk e-mail in de browser.
Evenement Assistent
Aanvragen van evenementenvergunningen vereenvoudigd.                                                                                                                                             Nieuwsbrief augustus 2013 
In deze nieuwsbrief o.a. informatie over de startbijeenkomst, voortgang en aanbieding van de EvenementAssistent.

Startbijeenkomst 16 mei EvenementAssistent goed bezocht
Op donderdag 16 mei is onder grote belangstelling het startschot gegeven voor de bouw van de EvenementAssistent en het invoeringstraject naar gemeenten.
 
Vertegenwoordigers van gemeenten, brandweer, GHOR, politie, veiligheidsregio’s en evenementenmakers hoorden de plannen aan voor dit jaar. Voor grote veiligheidsregio’s bleken de aansluitkosten een hogere drempel dan verwacht. Tijdens de bijeenkomst heeft het bestuur toegezegd de opmerkingen ter harte te nemen en toegezegd om alternatieven te onderzoeken.



Contract met bouwer EvenementAssistent getekend
De bouw van de EvenementAssistent is in volle gang en ligt goed op schema. De intelligente regelhulp, waarmee online het aanvraag- en vergunningsproces voor evenementen eenvoudig en snel kan worden doorlopen, levert een besparing op van maar liefst 10 tot 15% bij zowel organisatoren, gemeenten, veiligheidsregio’s en hulpdiensten.
 
Begin juli werd tijdens de Bestuursvergadering van de Stichting EvenementAssistent de overeenkomst met Impactive, de geselecteerde bouwer van de EvenementAssistent, getekend. Naast bouwer van het systeem is Impactive ook medefinancier. De Stichting EvenementAssistent heeft als doelstelling dat binnen drie jaar organisatoren overal in Nederland hun evenement via de EvenementAssistent met gemeenten en andere overheden kunnen regelen. In de EvenementAssistent zijn koppelingen met het Ondernemingsdossier en met zaak- en backofficesystemen voorzien. Ook is een automatische risicoscan opgenomen en zijn koppelingen voorzien met nieuwe Nationale Politiekalender en het Landelijk Crisis Management Systeem (LCMS). De eerste versie van de EvenementAssistent is eind september beschikbaar. De eerste implementaties van de EvenementAssistent starten vanaf 1 oktober. Meer informatie over de EvenementAssistent treft u aan op: www.evenementassistent.nl.
 


Gebruikersraad positief over EvenementAssistent
In juli konden leden van de Gebruikersraad aan de slag met de testversie van de EvenementAssistent. De quickscan en aanvraag konden worden getest. Op 20 augustus kwam de Gebruikersraad bijeen in Utrecht en liet zich positief uit over de testversie.
 
Bij de ontwikkelingen en implementatie van de EvenementAssistent wordt het bestuur geadviseerd door twee adviesraden. De Adviesraad Implementatie en de Gebruikersraad. De Gebruikersraad, samengesteld uit vertegenwoordigers van evenementorganisatoren, gemeenten, veiligheidsregio’s en hulpdiensten, komt maandelijks bijeen. De Implementatieraad is nog niet voltallig bijeengekomen. De individuele leden zijn wel geraadpleegd en om advies gevraagd voor de wijze waarop de EvenementAssistent kan worden aangeboden .
Gedurende de maanden juni en augustus hebben leden van de Gebruikersraad het eerste deel van de EvenementAssistent getest. De digitale vragenlijst, die ondernemers moeten invullen, kon door ieder lid van de Gebruikersraad worden doorlopen en worden ingediend als een fictief evenement. Suggesties voor verbetering en opmerkingen zijn direct in de applicatie verwerkt. In september worden de dossiermodule, afhandelmodule en evenementenkalender door de Gebruikersraad getest. Op dinsdag 24 september komt de Gebruikersraad opnieuw bijeen. Eind september is de EvenementAssistent operationeel beschikbaar.
 


Speciale VR-variant
In de afgelopen weken is de EvenementAssistent onder de aandacht gebracht van alle gemeenten en veiligheidsregio’s. In de komende weken zijn op verzoek van de gemeenten en veiligheidsregio’s veel bezoeken gepland om nadere toelichting te geven over de functionaliteiten en aansluiting voor de EvenementAssistent.

Alhoewel de EvenementAssistent primair wordt ontwikkeld voor gemeenten heeft het bestuur besloten om voor veiligheidsregio’s een speciale variant te ontwikkelen. Diverse veiligheidsregio’s hadden aangegeven behoefte te hebben aan een regionale en landelijke evenementenkalender, waarop in ieder geval de evenementen van iedere gemeente zichtbaar zijn. De VR-variant is de EvenementAssistent, waarin specifieke gemeentelijke funcionaliteiten zijn uitgezet. Met de VR-variant wordt een basis gelegd voor de verdere uitrol naar gemeenten.
 


Voorstellen naar gemeenten en veiligheidsregio’s
In juli heeft iedere gemeente en veiligheidsregio een aanbieding en informatieset ontvangen. Voor gebruik van de EvenementAssistent sluiten gemeenten of veiligheidsregio’s een overeenkomst met de Stichting EvenementAssistent. Voor de EvenementAssistent is een éénmalige aansluitbijdrage verschuldigd en een jaarlijks tarief op basis van het aantal inwoners.
 
Inmiddels hebben al een aantal gemeenten en twee veiligheidsregio’s zich gemeld voor verdere informatie. Heeft u nog geen aanbieding ontvangen of wilt u meer informatie? Of wilt u zelf testen? Neem dan contact op met dhr. Peter van Eick van de EvenementAssistent: petervaneick@evenementassistent.nl



Planning en agenda
In de maanden juni tot en met september worden alle modules van de EvenementAssistent getest en opgeleverd. Medio september is de beta-release gepland.
 
Op 24 september komt de Gebruikersraad opnieuw bijeen. Eind september is de oplevering van de EvenementAssistent en start het implementatietraject bij gemeenten.
De Bestuursvergaderingen vinden in 2013 plaats op de volgende data:
28 augustus
25 september
1 november
27 november
18 december
 
Indien u vragen heeft of zaken heeft die bestemd zijn voor de agenda van het Bestuur kunt u deze indienen via petervaneick@evenementassistent.nl.


De EvenementAssistent is een initiatief en samenwerkingsverband van ondernemers en overheden.
Betrokken actieve partijen: VVEM, VNPF, VNCO, NKB, VSCD, NOC*NSF, Veiligheidsregio NHN, Gemeente Zandvoort, BOVAK en
Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Mede opdrachtgever is het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Stichting EvenementAssistent
Van Cleeffkade 15
1431 BA  Aalsmeer